I.- SISTEMA INTERN D'INFORMACIÓ
En compliment de la Llei 2/2023, de 20 de febrer, reguladora de la protecció de les persones que informin sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció (d'ara endavant, la “Llei 2/2023”), R&G METALL SHAPING, SL(d'ara endavant, ?R&G METAL SHAPING? o ?l?empresa?) fa constar que compta amb un Sistema Intern d?Informació, sent l?empresa la responsable del tractament de les dades personals de conformitat amb el que disposa la legislació vigent en aquest àmbit.
Amb la finalitat d'enfortir la cultura de la informació i de les infraestructures d'integritat de R&G METAL SHAPING, i de fomentar la cultura de la comunicació com a mecanisme de prevenció d'activitats o omissions que puguin ser constitutives d'infraccions a l'àmbit del Dret de la Unió Europea, infraccions penals o administratives greus o molt greus, així com infraccions laborals en l'àmbit de la seguretat i salut a la feina, R&G METAL SHAPING compta amb una persona Responsable de Compliment Penal (RCP), que és, així mateix, Responsable del Sistema Intern d?Informació de l?empresa (RSII) (d?ara endavant, la persona ?RCP/RSII?). A aquest efecte, R&G METALL SHAPING ha nomenat com a tal la persona que ocupa el càrrec de Quality Manager de l'empresa.
Les informacions sobre infraccions relatives als àmbits assenyalats al paràgraf anterior poden fer-se arribar a la persona RCP/RSII per qualsevol dels següents mitjans de Canal ètic (Canal Intern d'Informació):
| – Per correu electrònic a la següent adreça: canaletic@rgmetalshaping.com – Per correu ordinari al?adreça de l?empresa: Pol. Ind. Malloles, C. Esquirol, 4, 08500 Vic ?a l?atenció de la persona RCP/RSII-. – Mitjançant escrit lliurat a la persona RCP/RSII. |
Les persones informants podran sol·licitar també visita presencial amb la persona RCP/RSII en un termini màxim de set dies.
Les informacions comunicades verbalment a través de reunió presencial amb la persona RCP/RSII s'han de documentar d'alguna de les maneres següents, amb el consentiment previ de la persona informant:
a) Mitjançant un enregistrament de la conversa en un format segur, durador i accessible.
En aquest cas, s'advertirà a la persona informant que la comunicació serà gravada i se us informarà del tractament de les vostres dades d'acord amb el que estableix el Reglament (UE) 2016/679 del Parlament Europeu i del Consell, de 27 d'abril de 2016 (Reglament General de Protecció de Dades o RGPD).
b) A través d'una transcripció completa i exacta de la conversa feta per la persona RCP/RSII.
Sense perjudici dels drets que li corresponen d'acord amb la normativa sobre protecció de dades, s'oferirà a la persona informant l'oportunitat de comprovar, rectificar i acceptar mitjançant la signatura la transcripció de la conversa.
El Sistema Intern d'Informació de R&G METALL SHAPING compleix els requisits de l'article 5.2 de la Llei 2/2023, és a dir:
a).- Permet que les persones a les quals aplica la Llei 2/2023 puguin comunicar informacions, per diversos mitjans, sobre les infraccions previstes a l'article 2.
b).- Es gestiona de forma segura, garantint que les comunicacions puguin tractar-se de forma efectiva dins l'empresa, així com la confidencialitat de la identitat de la persona informant i de qualsevol tercera persona esmentada a la comunicació i de les actuacions que es desenvolupin en la gestió i la tramitació d'aquesta, així com la protecció de dades, impedint l'accés de personal no autoritzat.
c).- Compte amb un Protocol del Sistema Intern d'Informació, d'ús del Canal Ètic, i d'actuació de la persona Responsable de Compliment Penal i del Sistema Intern d'Informació que estableix garanties per a la protecció de les persones informants, essencialment:
- Justificant de recepció en el termini de set dies naturals següents a la recepció de la informació.
- Termini màxim ordinari de tres mesos per donar resposta a les actuacions de la investigació, en els termes de l'article 9 de la Llei, emplenant i custodiant de forma diligent un Llibre registre d'informacions.
- Possibilitat de mantenir la comunicació amb la persona informant.
- Establiment del dret de la persona afectada a què se li informi de les accions o omissions que se li atribueixen ia ser escoltada.
- Garantia de confidencialitat quan la comunicació sigui remesa per canals de denúncia que no siguin els establerts oa personal no responsable del seu tractament, així com l'obligació que la persona que la rebi, la remeti immediatament a la persona RCP/RSII.
- Respecte per la presumpció d'innocència i l'honor de les persones afectades.
- Respecte a les disposicions sobre protecció de dades (títol VI Llei 2/2023).
- Compromís de tramesa de la informació al Ministeri Fiscal amb caràcter immediat, quan els fets puguin ser indiciàriament constitutius de delicte.
II.- TRACTAMENT DE DADES PERSONALS
R&G METAL SHAPING tractarà les dades personals incloses en les comunicacions que es rebin i quedin emparades per la Llei 2/2023, com a responsable del tractament, amb la finalitat de poder gestionar-les i iniciar, si escau, el procediment de recerca corresponent i adoptar les mesures correctores que siguin procedents.
La base jurídica del tractament serà el compliment de les obligacions imposades per la Llei 2/2023. Si la comunicació contingués dades de caràcter especial, aquestes només es tractaran quan resulti estrictament necessari per a l'adopció de mesures correctores i/o l'inici del procediment de recerca corresponent i/o la tramitació dels procediments sancionadors o penals que, si escau, escaiguin, de conformitat amb la legislació vigent, i en aquests casos la base jurídica serà l'interès públic essencial. El tractament de les dades personals serà l'indispensable, ja que sense aquestes no es pot complir els objectius i les obligacions que estipula la Llei 2/2023.
Així mateix, s'informa que aquestes dades personals podran ser tractades pel personal autoritzat únicament quan sigui necessari per a la investigació d'incompliments de la normativa interna de l'empresa, infraccions en l'àmbit del dret de la Unió Europea, infraccions penals o administratives greus o molt greus, així com infraccions laborals en l'àmbit de seguretat i salut a la feina, per a l'adopció de mesures correctores, o bé per la tramitació dels procediments sancionadors o penals que, si escau, siguin procedents. Així mateix, les dades personals poden ser comunicades a tercers en cas d'obligació legal, i poden ser comunicades a l'autoritat judicial, al ministeri fiscal oa les autoritats administratives competents en el marc d'aquesta investigació.
Les dades personals es conservaran el temps imprescindible per decidir sobre la procedència diniciar una investigació sobre els fets informats. En cas que fos oportú adoptar mesures correctores, les dades es conservaran durant tot el termini que duri laplicació daquestes mesures. D'altra banda, en cas que fos necessari iniciar la tramitació de procediments sancionadors o penals, les dades es conservaran durant tot el termini que duri el procediment sancionador o penal.
En qualsevol cas, si la decisió sobre la procedència d'iniciar una investigació sobre els fets informats no s'adoptés en un termini de tres mesos, les dades personals contingudes en la comunicació se suprimiran, llevat de les que sigui estrictament necessari que es conservin bloquejades amb la finalitat de mantenir evidència del funcionament del sistema intern d'informació de l'empresa de conformitat amb la Llei 2/2023.
També seran suprimides aquelles dades personals que revelin conductes que no estiguin incloses en l'àmbit d'aplicació de la Llei 2/2023, així com aquelles dades personals no considerades veraces, a excepció que aquesta manca de veracitat pugui constituir un il·lícit penal, en el qual cas es guardarà la informació pel temps necessari durant el qual es tramiti el procediment judicial corresponent.
Finalment, es fa constar que, en qualsevol moment, la persona comunicant podrà sol·licitar al responsable del tractament l'accés a les seves dades personals, la seva rectificació o supressió, la limitació del tractament, o oposar-s'hi, així com el dret a la portabilitat de les dades, enviant un escrit al correu electrònic info@rgmetalshaping.com. En cas de disconformitat amb el tractament de les vostres dades, podreu presentar una reclamació davant l'Agència Espanyola de Protecció de Dades, organisme que ostenta l'autoritat de control en la matèria, ubicada al C/ Jorge Juan, 6 (28001) Madrid (www.aepd.es).
III.- NO REPRESÀLIA
R&G METAL SHAPING es compromet expressament a no dur a terme actes constitutius de represàlia, incloses amenaces o temptatives de represàlia, contra les persones que presentin una comunicació conforme al que preveu la Llei 2/2023, ia aplicar mesures de protecció durant la tramitació de un expedient, respecte de les persones afectades per una possible comunicació.
IV.- EXEMPCIÓ I ATENUACIÓ DE LA SANCIÓ
De conformitat amb el que preveu la Llei 2/2023, quan una persona que hagi participat en la comissió de la infracció administrativa objecte de la informació sigui la que informi de la seva existència mitjançant la presentació de la informació, i sempre que aquesta hagi estat presentada amb anterioritat a què hagi estat notificada la incoació del procediment de recerca o sancionador, l'òrgan administratiu competent per resoldre el procediment, mitjançant una resolució motivada, podrà eximir-lo del compliment de la sanció administrativa que li correspongués sempre que resultin acreditats els extrems esmentats a l'article 40 de la Llei 2/2023.
(*) El Canal Intern d'Informació permet la presentació de comunicacions anònimes.
(**) Si bé sempre que sigui possible l'ús del canal intern serà preferent, segons les circumstàncies i la gravetat de la informació, les comunicacions també es poden remetre, si s'escau, a l'Autoritat Independent de Protecció de l'Informant (a la comunitat autònoma de Catalunya, davant de l'Oficina Antifrau de Catalunya), oa les autoritats o òrgans autonòmics corresponents, al Ministeri Fiscal, a la Fiscalia Europea, o autoritat competent segons sigui procedent.