I.- SYSTEME D'INFORMATION INTERNE
En vertu de la loi 2/2023 du 20 février relative à la protection des personnes qui signalent des violations de la réglementation et à la lutte contre la corruption (ci-après dénommée "loi 2/2023"), R&G FAÇONNAGE DE MÉTAUX, SL(ci-après "R&G METAL SHAPING" ou "la société") déclare par la présente qu'elle dispose d'un système d'information interne et qu'elle est responsable du traitement des données à caractère personnel conformément aux dispositions de la législation en vigueur dans ce domaine.
Afin de renforcer la culture de l'information et les infrastructures d'intégrité de R&G METAL SHAPING, et de promouvoir la culture de la communication en tant que mécanisme de prévention des activités ou des omissions susceptibles de constituer des infractions dans le domaine du droit de l'Union européenne, l'entreprise dispose d'un responsable de la conformité pénale (CCO), qui est également responsable des infractions professionnelles en matière de santé et de sécurité au travail, des infractions pénales ou administratives graves ou très graves, ainsi que des infractions professionnelles dans le domaine de la santé et de la sécurité au travail, R&G METAL SHAPING dispose d'une personne chargée de la conformité pénale (CCO), qui est également responsable du système d'information interne (SII) de l'entreprise (ci-après, la personne "CCO/SII"). À cette fin, R&G METAL SHAPING a nommé la personne qui occupe le poste de responsable de la qualité de l'entreprise.
Les infractions relatives aux domaines décrits dans le paragraphe précédent peuvent être signalées au PCR/RSII par l'un des moyens suivants du canal d'éthique (canal de signalement interne) :
| - Par courrier électronique à l'adresse suivante : canaletic@rgmetalshaping.com - Par courrier ordinaire à l'adresse de la société : Pol. Ind. Malloles, C. Esquirol, 4, 08500 Vic a à l'attention de la personne RCP/RSII-. - Par écrit à la personne responsable du RCP/RSII. |
Les déclarants peuvent également demander une visite en personne avec le PCR/la personne chargée de l'enquête dans un délai maximum de sept jours.
Les informations communiquées verbalement lors d'une réunion en face à face avec le PCR/la personne chargée du rapport doivent être documentées de l'une des manières suivantes, sous réserve de l'accord de la personne chargée du rapport :
a) par un enregistrement de la conversation dans un format sécurisé, durable et accessible.
Dans ce cas, la personne déclarante sera avertie que la communication sera enregistrée et sera informée du traitement de ses données conformément aux dispositions du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (règlement général sur la protection des données ou RGPD).
b) par le biais d'une transcription complète et précise de la conversation faite par la personne du PCR/SII.
Sans préjudice des droits que lui confère la réglementation en matière de protection des données, la personne concernée a la possibilité de vérifier, de rectifier et d'approuver la transcription de la conversation en la signant.
Le système d'information interne de R&G METAL SHAPING est conforme aux exigences de l'article 5.2 de la loi 2/2023, à savoir
a) Permet aux personnes auxquelles s'applique la loi 2/2023 de communiquer, par divers moyens, des informations sur les infractions prévues à l'article 2 de la loi.
b) - Elle est gérée de manière sécurisée, en garantissant le traitement efficace des communications au sein de l'entreprise, ainsi que la confidentialité de l'identité de l'informateur et de tout tiers mentionné dans la communication et des actions menées dans le cadre de la gestion et du traitement de la communication, ainsi que la protection des données, en empêchant l'accès par du personnel non autorisé.
c) Elle dispose d'un protocole pour le système d'information interne, pour l'utilisation du canal d'éthique et pour les actions du responsable de la conformité pénale et du système d'information interne, qui établit des garanties pour la protection des informateurs, essentiellement :
- Preuve de réception dans les sept jours calendaires suivant la réception de l'information.
- Délai ordinaire maximum de trois mois pour répondre aux procédures de l'enquête, conformément aux termes de l'article 9 de la loi, en remplissant et en conservant avec diligence un registre d'information.
- Possibilité de maintenir la communication avec l'informateur.
- Instauration du droit de la personne concernée d'être informée des actions ou omissions qui lui sont imputées et d'être entendue.
- Garantie de confidentialité lorsque la communication est envoyée par des voies hiérarchiques non établies ou au personnel non responsable de son traitement, ainsi que l'obligation pour la personne qui la reçoit de la transmettre immédiatement à la personne du PCR/RSII.
- Respect de la présomption d'innocence et de l'honneur des personnes concernées.
- Respect des dispositions relatives à la protection des données (titre VI de la loi 2/2023).
- Engagement à transmettre immédiatement l'information au ministère public, lorsque les faits peuvent être révélateurs d'un délit.
II.- TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES
R&G METAL SHAPING traitera les données personnelles incluses dans les communications reçues et visées par la loi 2/2023, en tant que responsable du traitement, afin de pouvoir les gérer et engager, le cas échéant, la procédure d'enquête correspondante et adopter les mesures correctives appropriées.
La base juridique du traitement est le respect des obligations imposées par la loi 2/2023. Si la communication contient des données de nature particulière, celles-ci ne seront traitées que si cela est strictement nécessaire à l'adoption de mesures correctives et/ou à l'ouverture de la procédure d'enquête correspondante et/ou au déroulement de la procédure de sanction ou de la procédure pénale, selon le cas, conformément à la législation en vigueur, et, dans ces cas, la base juridique sera l'intérêt public essentiel. Le traitement des données personnelles sera essentiel, dans la mesure où les objectifs et les obligations prévus par la loi 2/2023 ne peuvent être remplis sans elles.
Nous vous informons également que ces données personnelles peuvent être traitées par du personnel autorisé uniquement lorsque cela est nécessaire à la recherche de violations du règlement intérieur de l'entreprise, d'infractions au droit de l'Union européenne, d'infractions pénales ou administratives graves ou très graves, ainsi que d'infractions en matière de santé et de sécurité au travail, à l'adoption de mesures correctives ou au traitement des procédures disciplinaires ou pénales qui, le cas échéant, peuvent être applicables. De même, les données personnelles peuvent être communiquées à des tiers en cas d'obligation légale, et peuvent être communiquées à l'autorité judiciaire, au ministère public ou aux autorités administratives compétentes dans le cadre d'une telle enquête.
Les données à caractère personnel sont conservées pendant la durée nécessaire pour décider s'il y a lieu d'ouvrir une enquête sur les faits signalés. S'il y a lieu de prendre des mesures correctives, les données sont conservées pendant la durée de la mise en œuvre de ces mesures. En outre, s'il est nécessaire d'engager une procédure disciplinaire ou pénale, les données sont conservées pendant la durée de la procédure disciplinaire ou pénale.
En tout état de cause, si la décision sur l'opportunité d'ouvrir une enquête sur les faits signalés n'est pas prise dans les trois mois, les données personnelles contenues dans la communication seront supprimées, à l'exception des données qu'il est strictement nécessaire de conserver bloquées dans le but de maintenir la preuve du fonctionnement du système d'information interne de l'entreprise, conformément à la loi 2/2023.
Toute donnée personnelle révélant un comportement qui n'entre pas dans le champ d'application de la loi 2/2023 sera également supprimée, de même que toute donnée personnelle qui n'est pas considérée comme véridique, sauf si cette véridicité peut constituer un délit pénal, auquel cas l'information sera conservée pendant la durée nécessaire à la mise en œuvre de la procédure judiciaire correspondante.
Enfin, il est précisé qu'à tout moment, la personne communicante peut demander au responsable du traitement l'accès à ses données personnelles, leur rectification ou leur suppression, la limitation de leur traitement, ou s'y opposer, ainsi que le droit à la portabilité des données, en envoyant une lettre à l'adresse électronique info@rgmetalshaping.com. En cas de désaccord avec le traitement de vos données, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'Agence espagnole de protection des données, l'organisme qui détient l'autorité de contrôle en la matière, situé à C/ Jorge Juan, 6 (28001) Madrid (www.aepd.es).
III.- NON-RESPONSABILITÉS
R&G METAL SHAPING s'engage expressément à ne pas effectuer d'actes constituant des représailles, y compris des menaces ou des tentatives de représailles, à l'encontre des personnes qui soumettent une communication conformément aux dispositions de la loi 2/2023, et à mettre en œuvre des mesures de protection lors du traitement d'un dossier, à l'égard des personnes concernées par une éventuelle communication.
IV - EXEMPTION ET ATTÉNUATION DE LA SANCTION
Conformément aux dispositions de la loi 2/2023, lorsqu'une personne ayant participé à la commission de l'infraction administrative faisant l'objet de l'information est celle qui en signale l'existence en soumettant l'information, et à condition que l'information ait été soumise avant la notification de l'ouverture de la procédure d'enquête ou de sanction, l'organe administratif compétent pour résoudre la procédure, par le biais d'une décision motivée, peut l'exempter du respect de la sanction administrative correspondante, à condition que les points mentionnés à l'article 40 de la loi 2/2023 soient accrédités.
(*) Le canal de signalement interne permet des soumissions anonymes.
(**) Bien que l'utilisation du canal interne soit privilégiée dans la mesure du possible, en fonction des circonstances et de la gravité de l'information, les communications peuvent également être envoyées, le cas échéant, à l'Autorité indépendante de protection des dénonciateurs (dans la Communauté autonome de Catalogne, à l'Office de lutte antifraude de Catalogne), ou aux autorités ou organes régionaux correspondants, au ministère public, au ministère public européen ou à l'autorité compétente, selon le cas.
