I.- SYSTÈME D'INFORMATION INTERNE
Conformément à la loi 2/2023 du 20 février, réglementant la protection des personnes qui signalent des infractions réglementaires et la lutte contre la corruption (ci-après, « Loi 2/2023 »), R&G FAÇONNAGE DE MÉTAUX, SL(ci-après, ?R&G METAL SHAPING? ou «l'entreprise?) déclare disposer d'un Système d'Information Interne, l'entreprise étant responsable du traitement des données personnelles conformément aux dispositions de la législation en vigueur en la matière.
Afin de renforcer la culture de l'information et les infrastructures d'intégrité de R&G METAL SHAPING, et de promouvoir la culture de la communication en tant que mécanisme de prévention des activités ou omissions pouvant constituer des infractions dans le domaine du droit de l'information de l'Union européenne, pénales graves ou très graves ou des infractions administratives, ainsi que des infractions du travail dans le domaine de la sécurité et de la santé au travail, R&G METAL SHAPING dispose d'un Responsable de la Conformité Pénale (RCP), qui est également Responsable du Système d'Information Interne de l'entreprise (RSII) (ci-après, le " Personne RCP/RSII"). A ces fins, R&G METAL SHAPING a désigné à ce titre la personne qui occupe le poste de Responsable Qualité de l'entreprise.
Les informations sur les infractions liées aux domaines indiqués dans le paragraphe précédent peuvent être envoyées à la personne RCP/RSII par l'un des moyens suivants du Canal Éthique (Canal d'Information Interne) :
| – Par email à l’adresse suivante : canaletic@rgmetalshaping.com – Par courrier simple à l'adresse de l'entreprise : Pol.Ind. Malloles, C. Esquirol, 4, 08500 Vic – à l'attention de la personne RCP/RSII-. – Par écrit remis à la personne CPR/RSII. |
Les personnes informatrices peuvent également demander une visite face à face avec la personne CPR/RSII dans un délai maximum de sept jours.
Les informations communiquées verbalement lors d'une réunion en face-à-face avec la personne CPR/RSII doivent être documentées de l'une des manières suivantes, avec le consentement préalable de la personne déclarante :
a) En enregistrant la conversation dans un format sécurisé, durable et accessible.
Dans ce cas, la personne déclarante sera avertie que la communication sera enregistrée et sera informée du traitement de ses données conformément aux dispositions du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil, du 27 avril 2016 (Règlement Général sur la Protection des Données ou RGPD).
b) Grâce à une transcription complète et précise de la conversation réalisée par la personne CPR/RSII.
Sans préjudice des droits qui leur correspondent conformément à la réglementation sur la protection des données, la personne déclarante se verra offrir la possibilité de vérifier, rectifier et accepter la transcription de la conversation en signant.
Le Système d'Information Interne de R&G METAL SHAPING est conforme aux exigences de l'article 5.2 de la loi 2/2023, à savoir :
a).- Permet aux personnes auxquelles s'applique la loi 2/2023 de communiquer des informations, par divers moyens, sur les infractions prévues à son article 2.
b).- Sa gestion est sécurisée, garantissant le traitement efficace des communications au sein de l'entreprise, ainsi que la confidentialité de l'identité de la personne déclarante et de tout tiers mentionné dans la communication et les actions menées dans la direction. et leur traitement, ainsi que la protection des données, empêchant l'accès par du personnel non autorisé.
c).- Il dispose d'un Protocole pour le Système d'Information Interne, pour l'utilisation du Canal Éthique et pour les actions du Responsable de la Conformité Pénale et du Système d'Information Interne qui établit des garanties pour la protection des informateurs, essentiellement :
- Accusé de réception dans les sept jours calendaires suivant la réception des informations.
- Délai ordinaire maximum de trois mois pour répondre à la procédure d'enquête, aux termes de l'article 9 de la Loi, en remplissant et en conservant avec diligence un registre d'information.
- Possibilité de maintenir la communication avec le déclarant.
- Instauration du droit de la personne concernée d'être informée des actions ou omissions qui lui sont imputées et d'être entendue.
- Garantie de confidentialité lorsque la communication est envoyée par des canaux de signalement autres que ceux établis ou à du personnel non responsable de son traitement, ainsi que l'obligation pour celui qui la reçoit de l'envoyer immédiatement à la personne CPR/RSII.
- Respect de la présomption d'innocence et de l'honneur des personnes concernées.
- Respect des dispositions sur la protection des données (Titre VI Loi 2/2023).
- Engagement de transmettre immédiatement l'information au ministère public, lorsque les faits pourraient indirectement constituer un délit.
II.- TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES
R&G METAL SHAPING traitera les données personnelles incluses dans les communications reçues et couvertes par la loi 2/2023, en tant que responsable du traitement, afin de pouvoir les gérer et initier, le cas échéant, la procédure d'enquête correspondante et adopter les mesures correctives appropriées.
La base juridique du traitement sera le respect des obligations imposées par la loi 2/2023. Si la communication contient des données de nature particulière, celles-ci ne seront traitées que lorsque cela est strictement nécessaire à l'adoption de mesures correctives et/ou à l'ouverture de la procédure d'enquête correspondante et/ou au traitement des procédures de sanction ou pénales qui, le cas échéant. , procéder, conformément à la législation en vigueur, et dans ces cas, la base juridique sera l'intérêt public essentiel. Le traitement des données personnelles sera essentiel, car sans lui, les objectifs et obligations stipulés par la loi 2/2023 ne pourront être remplis.
De même, vous êtes informé que ces données personnelles pourront être traitées par du personnel autorisé à cet effet uniquement lorsque cela est nécessaire à l'enquête sur des violations du règlement intérieur de l'entreprise, des violations dans le domaine du droit de l'Union européenne, des violations pénales ou administratives graves ou très graves, ainsi que les violations du travail dans le domaine de la santé et de la sécurité au travail, pour l'adoption de mesures correctives, ou pour le traitement des procédures de sanctions ou pénales qui, le cas échéant, peuvent s'appliquer. De même, les données personnelles pourront être communiquées à des tiers en cas d'obligation légale, et pourront être communiquées à l'autorité judiciaire, au parquet ou aux autorités administratives compétentes dans le cadre de ladite enquête.
Les données personnelles seront conservées pendant le temps nécessaire pour décider s'il convient d'ouvrir une enquête sur les événements signalés. S'il convient d'adopter des mesures correctives, les données seront conservées pendant toute la durée d'application de ces mesures. En revanche, dans le cas où il serait nécessaire d'initier le traitement d'une procédure de sanction ou pénale, les données seront conservées pendant toute la durée de la procédure de sanction ou pénale.
Dans tous les cas, si la décision d'ouvrir ou non une enquête sur les faits rapportés n'est pas adoptée dans un délai de trois mois, les données personnelles contenues dans la communication seront supprimées, à l'exception de celles qui doivent strictement être conservées bloquées auprès de le but de conserver la preuve du fonctionnement du système d'information interne de l'entreprise conformément à la loi 2/2023.
Seront également supprimées les données personnelles qui révèlent des comportements qui ne sont pas inclus dans le champ d'application de la loi 2/2023, ainsi que les données personnelles qui ne sont pas considérées comme véridiques, sauf que ce manque de véracité peut constituer une infraction pénale, dans laquelle dans ce cas, les informations seront conservées pendant le temps nécessaire au traitement de la procédure judiciaire correspondante.
Il est précisé enfin qu'à tout moment, la personne communicante peut demander au responsable du traitement l'accès à ses données personnelles, leur rectification ou leur suppression, la limitation de leur traitement, ou s'y opposer, ainsi que le droit à la portabilité des données. données, en envoyant une lettre à l'e-mail info@rgmetalshaping.com. En cas de désaccord avec le traitement de vos données, vous pouvez déposer une réclamation auprès de l'Agence espagnole de protection des données, l'organisme qui détient l'autorité de contrôle en la matière, située C/ Jorge Juan, 6 (28001) Madrid (www.aepd.es).
III.- NON-RESPONSABILITÉS
R&G METAL SHAPING s'engage expressément à ne pas commettre d'actes constitutifs de représailles, y compris des menaces ou tentatives de représailles, contre les personnes qui soumettent une communication conformément aux dispositions de la loi 2/2023, et à appliquer des mesures de protection pendant le traitement d'un dossier, concernant le personnes concernées par une éventuelle communication.
IV.- EXEMPTION ET RÉDUCTION DE LA SANCTION
Conformément aux dispositions de la loi 2/2023, lorsqu'une personne ayant participé à la commission de l'infraction administrative faisant l'objet de l'information est celle qui signale son existence en présentant l'information, et à condition qu'elle ait été présentée Avant que l'ouverture de la procédure d'enquête ou de sanction n'ait été notifiée, l'organe administratif compétent pour résoudre la procédure, au moyen d'une résolution motivée, peut vous dispenser de l'exécution de la sanction administrative qui vous correspond pour autant que les extrêmes mentionnés dans le article est prouvé.40 de la loi 2/2023.
(*) Le Canal d'Information Interne permet la présentation de communications anonymes.
(**) Bien que, dans la mesure du possible, l'utilisation du canal interne soit préférentielle, en fonction des circonstances et de la gravité de l'information, les communications pourront également être envoyées, le cas échéant, à l'Autorité indépendante pour la protection des informateurs (dans la Communauté autonome de Catalogne, auprès du Bureau Antifraude de Catalogne), ou aux autorités ou organismes autonomes correspondants, au Parquet général, au Parquet européen ou à l'autorité compétente, selon le cas.